Внутренний контроль. Часть 10.

Сегодня поговорим о том, что такое “область контроля“. Зря вы будете искать это определение в интернетах или всяких стандартах профессиональной деятельности внутреннего аудита. Поэтому опять у хорошо воспитанного внутреннего аудитора намечается разрыв шаблона. Ну, моим постоянным читателям к этому не привыкать. Ничего страшного, со временем любая истина переходит из разряда ереси в разряд предрассудков.

Начнём разрушать мозг с того, что любая модель чего угодно – приблизительна. Приблизительна иногда настолько, что непригодна для целей, для которых её пытаются применить. Например, объем коробки можно посчитать, умножив высоту на ширину на глубину. Это называется “модель объема коробки”. Для большинства применений (например, насыпать в неё картошку) эта модель даёт достаточную точность. Но любая коробка из реального мира – неидеальна. У неё есть вмятины, может быть, и даже незаметные невооружённым глазом. “Но если мы возьмём в руки… телескоп и посмотрим на небо вооружённым глазом, то увидим две звёздочки, три звёздочки, четыре звёздочки… Лучше всего, конечно, пять звездочек!”

И если отмеривать этой коробкой надо чего-то дорогое, с высокой точностью, то формула H*L*D не прокатит. Нам будет нужна более точная модель, которая учитывает все неровности и особенности поверхности. Если мы отмеряем уран (обогащённый) или золотой песок. А к тому же коробка сделана из какого-то реального материала (типа картон), который может деформироваться под весом нагруженного в неё золотого песка… А ещё грузчик Вася, который будет её ворочать, имеет дефекты координации движений по причинам своего постоянного похмелья… А еще завскладом Альхен давно положил свой голубой глаз на содержимое коробки… И ещё есть масса нюансов, которые делают эту модель неприменимой в реальной жизни.

Так же и во внутреннем контроле. Бизнес процесс, по простоте душевной, обычно описывается консультантами линейной последовательностью операций. Сырьё поступает на склад, потом передаётся в переработку, потом готовая продукция поступает на склад готовой продукции. На картинке – красиво. Но если речь идёт о реальном применении таких описаний, то появляется масса нюансов. Например, «поступает на склад» состоит из прохождения через проходную, регистрации транспорта, его взвешивания, и так далее. А каждый из этих нюансов, в свою очередь, состоит из других важных деталей – сканирование номера автомашины, регистрации времени заезда и так далее. И везде есть свои Альхены, Васи и даже Иван Иванычи.

Мало того, они (эти процессы и подпроцессы) ещё, в реальной жизни, и не выстраиваются в одну линию. Они норовят ещё и перепутаться – образуют петли, разветвления, и так далее. Брак возвращается на склад, подлежит отдельному учёту и списанию… И консультант, который в поте лица описывает бизнес-процессы, похож на кота, который катает по полу клубок ниток. Чем больше катает, тем больше запутывается.

А пока он катает (катать он будет, пока хватит  денег у клиента), бизнес процессы, между тем, продолжают жить своей жизнью. Создаются новые подразделения, перераспределяются полномочия, появляются новые продукты или правила работы с поставщиками. И в конце процесса такого консультирования наступает Epic Fail (который преподносится клиенту, конечно, как огромное достижение). Консультант сам запутался в схемах, которые рисовал, и глаз у него начинает подозрительно дёргаться. Game over.

Клиент тоже несказанно рад окончанию этого безобразия, потому что консультанты уже выклевали мозг у всех, кого поймали, да и деньги кончились. И,  к тому же, наступило прозрение, что ни фига полезного из этого не выйдет. Это как делать ремонт в квартире: он может закончиться, только если выгнать бригаду ремонтников. Знакомо?

Поэтому, если кто-то (консультант, например) предлагает вам прийти и описать бизнес процессы, убейте его на месте. Я согласен выступить экспертом на суде, и доказать, что это был акт благодеяния в интересах всего человечества.

В реальной жизни бизнес процессы, конечно, есть. Но они – как системы в организме человека. Настолько сильно переплетены и взаимозависимы, что абстрактное разделение на нервную и гормональную систему ничего, кроме вреда, не приносит. Лечим гастрит какими-нибудь примочками из висмута , а работа желудка регулируется гормональными железами, а они регулируются мозгом. Понервничал – и приступ. Ну, а мозг, как известно,  «предмет темный и исследованию не подлежит» 🙂

Так и контрольные процедуры – исполняются и пишутся людьми, а поведение людей управляется их убеждениями, а их убеждения формируются в …. (об этом отдельно поговорим)

Поэтому при оценке контрольных процедур я предпочитаю говорить об «областях контроля».

Давайте определим её формально.

Область контроля – это некая совокупность процессов, ограниченная рамками: одной локации, одного руководства.

Всё!!! Никаких функций, вида материальных ценностей и прочего. Есть у вас место (например, проходная) и руководство, персонал, которые там чертят, как хотят  – вот и всё! Всё, что они делают, с точки зрения контроля, есть одна область контроля.

Внутри области контроля существуют контрольные процедуры. Они живут там, как блохи на собаке. Бессмысленно ловить каждую, прикреплять на левую переднюю лапку кольцо и описывать её образ жизни и биографию – как обычно пытаются делать аудиторы. Понимаю, это непросто понять и принять. Литр водки не поможет, лучше пережить по-тихому, сходить в парк погулять, подумать о вечном.

Я осознал, как-то и где-то, лет 10 назад, и поэтому провожу аудит процессов за неделю – почти один. Там, где команда консультантов из 10 человек трудится несколько месяцев. И получаю результаты абсолютно другие. Реальную информацию том, где что плохо лежит, кто виноват и как с этим бороться. И по результатам – собственник бизнеса всегда принимает решения. Неприятные для отдельных менеджеров. А менеджмент тоже счастлив.  Когда я ухожу.

Как это делается:

– я настойчиво отказываюсь от предложений заказчика почитать регламенты до того (перед аудитом). Звучит это примерно так: «Я поцелую тебя. Потом. Если ты захочешь». Вы же понимаете теперь, что регламенты – это наскальные надписи давно ушедших цивилизаций.

– прохожу по процессу от входа до выхода – ножками. И разговариваю с людьми. Умение проводить интервью и выявлять ложь здесь – просто необходимо.

– а подробнее это всё описано здесь: «Fast track audit». “Fast track” – это выражение, которое по-ихнему обозначает «короткий путь», путем обхода длинных очередей. Это эквивалентно нашему «с заднего крыльца», но частично:)

Ну, а кому надо ещё подробнее – как это делается – пишите. Покажем, научим.

Кстати, не забываем зарегистрироваться на нашу ежегодную конференцию (Москва, октябрь). Очень интересные доклады и, как всегда, замечательная атмосфера.