Что всего важнее во внутреннем контроле? (Часть 1)

Вот такой опрос с такими результатами я провел на своём канале в Telegram. А теперь самое интересное — разбор ответов. Сегодня разбираем ответ номер 1.

Ответ номер 1: Сократить затраты на контроль при сохранении результативности

Его выбрали меньше всего — 6% ответивших – что закономерно. Ключевая мотивация любого специалиста по внутреннему контролю – чем больше контролей, тем лучше. Хороших и разных. Хорошие нужны, чтобы был объём работ — оценивать их, разные — чтобы работа была результативной — находить в них разные недостатки. Чтобы потом написать отчёт, который, как известно, является основным продуктом жизнедеятельности аудитора и любого контролёра.

Хлебом его не корми, премию ему не плати, дай только ему найти, что ещё пары контрольных процедур (КП) не хватает в системе внутреннего контроля (СВК). Для полного его счастья. И поэтому в течение жизни организации количество контрольных процедур в системе ВК только увеличивается, а никак не уменьшается. Процесс необратим, как расширение вселенной или инфляция в экономике. Хотя теоретически обратный процесс возможен (коллапсирование вселенной в черную дыру, сокращение количества контрольных процедур в СВК, снижение цен) — в реальной жизни этих явлений никто не наблюдал.

Что интересно, отменой старых контрольных процедур, которые уже не нужны, никто не озабочен. Они как бы продолжают существовать, просто их никто не выполняет. И это влияет на отношение персонала к актуальным КП. Внутренний контроль начинает восприниматься персоналом как нечто существующее отдельно, мало применимое к жизни.

Я никогда не видел отчёта аудиторов, в котором бы оценивались затраты на выполнение контрольной процедуры – в минутах, процентах, деньгах и вообще в чём угодно. Аудитор всегда обсуждает только одно: есть или нет недостатки у данной КП, закрывает ли она все риски, выполняется ли она персоналом. Экономическая целесообразность контроля никогда не рассматривается. А зря.

В нормальной жизни организации затраты на внутренний контроль составляют примерно 30% от общих затрат на её деятельность. Это, конечно, средняя температура по больнице, но для понимания масштаба проблемы и резервов и она хороша.

Причём, чем больше организация, тем большего уровня внутреннего контроля она требует и тем выше затраты на него. Чтобы заставить большое количество людей действовать и взаимодействовать по определённым правилам, нужно эти правила придумать, согласовать, выучить и применять, не забывая время от времени насылать внутренний аудит для проверки исполнения.

Со временем в большой компании различных регламентов, работающих, полузабытых и забытых, становится настолько много, что они становятся тормозом для бизнеса. Сам проходил такую забавную ситуацию:  внести проект в бюджет нельзя до тех пор, пока он не утвержден, а утвердить его нельзя, пока он не внесен в бюджет. Так было написано в соответствующих регламентах по бюджетированию и инвестиционной деятельности. Которые никак не соприкасались в жизни.

Постепенно в таких больших компаниях до 80% времени сотрудников-управленцев начинает уходить на выполнение контрольных процедур — пояснительные, объяснительные, приказы, распоряжения, согласования, совещания, комитеты и т.д. Примечательно, что содержательная сторона дела уже никого не интересует. Потому что не до содержания уже. Главным из всех искусств для управленца становится соблюдение ритуалов (выполнение процедур внутреннего контроля).

И как только вы стали замечать такое в вашей организации, это значит одно:  сокращение затрат на внутренний контроль, его оптимизация стали для вашей организации самой важной задачей во внутреннем контроле. И вообще в жизни. Избыток внутреннего контроля убивает бизнес.

Что делать? Нужно пройтись по всем процессам, оценить затраты на выполнение контрольных процедур, найти неактуальные КП, и так далее. Кто хочет узнать, что и как делать подробно – пишите.

А в следующей части мы разберём другие ответы на вопрос «Что самое важное во внутреннем контроле?»

Почитать дополнительно:

1. Родословная кошки прилагается.

2. Внутренний контроль. Часть 5.