Если спросить случайного прохожего, что такое внутренний контроль, он, скорее всего, слышал это слово, но что это такое, представляет себе слабо. Примерно так: скучные люди в серых костюмах пересчитывают скрепки на складе и пишут никому не нужные регламенты.
Если спросить профессионального консультанта или аудитора, он выдаст заученную формулировку из системы COSO про «процесс, обеспечивающий разумную уверенность в достижении целей».
И оба будут далеки от реальности.
На самом деле, внутренний контроль – это основа существования цивилизации в последние 8000 лет. Да, именно той цивилизации, которая вокруг нас. Есть только два источника у современной цивилизации: выведение пшеницы и изобретение внутреннего контроля. Без них мы бы до сих пор жили в лесах и полях небольшими племенами и охотились и собирали что бог послал.
Про земледелие и пшеницу поговорим в другой раз. Сегодня – про внутренний контроль как важнейшее необходимое условие развития цивилизации.
Что я буду доказывать и объяснять дальше:
- развитие цивилизации (и вашей компании, в частности) полностью определяется развитием технологий внутреннего контроля.
Это открытие я сделал лет 10 назад, и тогда написал об этом статью. А сейчас изложу материал более подробно – появилось время и чудесные инструменты ИИ (LLM).
Для начала я вам дам своё определение внутреннего контроля: это:
Набор способов, которые используются, чтобы заставить человека придерживаться определённых правил поведения в рамках своей социальной группы.
Что такое «социальная группа»? Это любое обособленное от других групп людей объединение, имеющее общие для членов группы цели.
Первобытное племя, кружок хорового пения, преступная банда, корпорация или даже государство в целом. Каждое из них имеет свою цель, которая объединяет входящих в эту социальную группу людей. Цель кружка хорового пения – получить удовольствие от пения песен; банды – награбить богатства и повысить благосостояние членов банды. Примерно те же самые цели у государства.
Так вот, чтобы социальная группа достигла своей цели, её члены должны выполнять определённые правила. Например, члены хорового кружка – приходить на репетицию по определённым дням и в определённое время.
Придумать необходимые для выживания социальной группы правила и заставить людей выполнять их – это и есть содержание того, чем занимается внутренний контроль.
Сейчас вы начали понимать, что внутренний контроль – это не только написание регламентов и пересчёт кафельной плитки на складе. Это гораздо более общая концепция, и в нём (в ВК) нуждается не только коммерческая фирма, но и любая социальная группа.
Теперь о том, как заставить человека выполнять правила. Нужны не только сами правила (регламенты, законы, распоряжения), но и способы научить им людей, мотивировать их на выполнение правил, обнаруживать нарушения, наказывать за неисполнение, награждать непричастных и т.д. Назовём эти способы одним термином: «технологии внутреннего контроля»
По сути дела, любой внутренний контроль исполнения определённого правила заключается в трех действиях:
1) обеспечить, чтобы исполнитель знал, как выполнять операцию;
2) зарегистрировать действия человека;
3) сохранить записанные результаты для последующей проверки.
Это минимально необходимый набор действий, которые делаются в процессе контроля. Давайте о каждом из них расскажем подробно.
- Странно ожидать, что исполнитель будет действовать как надо (придёт на репетицию хора вовремя), если ему не сообщили расписание собраний. Странно ожидать, что человек вообще будет исполнять правила поведения или законы, которым его не научили или научили плохо. Исполнитель должен знать и понимать правила и исполнять их каждый раз одинаково, именно так, как предусмотрено регламентом. Назовём это свойство контроля «повторяемость». Если у вас вместо одного сотрудника вышел другой, и его не научили, как и что надо делать, вы получите не тот результат, который ожидали. Поэтому учите и проверяйте знания усвоенного. Без этого ваш контроль – плохой контроль.
- Зарегистрировать действия человека. Чтобы понять, что пошло не так, прежде всего нужно увидеть и понять, что пошло не так. Для этого любая операция должна быть измерена правильно и достоверно. Нужно правильно измерить вес грузовика с сырьём, или объем склада угля в метрических тоннах. Зарегистрировать на камеру наблюдения нарушителя, причем с необходимой разрешающей способностью изображения – чтобы его можно было опознать. Назовем это свойство контроля «достоверность».
- Сохранить результаты контроля для последующей проверки. Что толку, если исполнитель исполняет контроль так, как надо, контроль регистрирует информацию достоверно, но вы приходите проверить – а ответственное лицо разводит руками, и говорит, что все видеозаписи пропали, журнал учёта сожгли, кладовщик уволился. И, вообще, «умерли все». Поэтому, очень важно и абсолютно необходимо сохранять результаты контроля. Какой-то разумный период времени. Чтобы были доказательства, что контроль вообще исполнялся, и исполнялся правильно. Давайте назовём это свойство контроля «доказательность».
Подведём итоги. Повторяемость, достоверность и доказательность. Это то, что должно присутствовать в любом контроле конкретной операции.
Грузовик заезжает на территорию предприятия. Охранник должен знать, что делать (куда записать номер машины, время заезда) – это «повторяемость». Он должен сделать это без ошибок и искажений – не перепутать цифры номера авто. Для этого номер должен быть хорошо виден и освещён. Это – «достоверность». И журнал учёта должен храниться у начальника СБ полгода – после его окончания. Это – «доказательность».
Если вы – внутренний аудитор или специалист по внутреннему контролю, то вы, наверное, заметили, что я ни разу не упомянул термин «контрольная процедура». Вот теперь его пора ввести.
Вот такое определение:
контрольная процедура – это все те действия, которые производятся человеком для контроля конкретной операции (события).
То есть это все три перечисленных выше действия. Контрольная процедура — базовый кирпич системы внутреннего контроля.
А теперь, вооружённые теорией, вернёмся к истории человечества.
Почему люди долгое время жили небольшими сообществами (племенами)? Если верить антропологам, то человек уже 30 тысяч лет назад ничем не отличался от современного – ни размером мозга, ни анатомией. А первые города появились только 8000 лет назад. Что мешало людям создавать города и государства 22000 лет?
Оказывается, отсутствие технологий внутреннего контроля.
Внутренний контроль на скале
На заре человечества контроль был примитивным, но уже тогда выполнял важнейшие функции для выживания социальной группы(племени). Результаты охоты фиксировали на скалах не ради творческого самовыражения. Это был древнейший инструмент учета — успешный охотник или вождь таким образом фиксировал свои заслуги, чтобы доказать право на лучший кусок добычи в будущем для себя и для своих детей. Если возникали вопросы от сородичей, он тыкал пальцем в рисунок охоты и говорил – вот, это я спас племя от голода и смерти. Теперь вы мне за это должны лучший кусок мяса. Пожизненно. Мне. И моим детям.
Однако у «наскального» контроля был один недостаток: скалу нельзя перенести в новое место, нельзя передать информацию на расстояние, поэтому контролировать поведение большого количества людей таким способом было невозможно. Ушло племя в новое место – начинай рисовать всё сначала. Люди жили небольшими родовыми общинами, где каждый знал друг друга и мог рассказать, кто у нас главный и почему.
Первые масштабные сообщества живущих вместе людей возникли только тогда, когда появились мобильные носители информации.
Конец первой части. Продолжение следует