Что важнее всего во внутреннем контроле (Часть 2)

Вот такой опрос с такими результатами я провел на своём канале в Telegram. Продолжаем разбор ответов. Сегодня разбираем ответ номер 2.

Ответ номер 2: Увеличивать полноту контроля, охватывать возможно большее число нештатных ситуаций

Этот ответ, в качестве самой важной задачи внутреннего контроля, выбрали 16% ответивших. И естественно, ведь какой же это контроль, если он не полный?

Есть только один вопрос: контролей в любой операции может быть сколько угодно. Природа не ограничила количество контрольных процедур в процессе, также, как размер вселенной и человеческую глупость. Дайте мне самую простую операцию, и я предложу для неё ещё с десяток контролей, которые только увеличивают полноту охвата контролем. И получится как здесь.

Проблема в постоянном усилении и углублении внутреннего контроля только одна – он стоит денег.  Например, денег зарплату сотрудникам, занятым исполнением контрольных процедур. Но не это главное. А главное то, что перегруженные контролями процессы становятся неповоротливыми. И, перегруженная внутренними контролями, организация перестаёт слушаться руля и медленно идёт ко дну в море высококонкурентного рынка.

Так вот, совершенно справедливо озаботясь совершенствованием, расширением и углублением контрольных процедур в процессе, не забудьте предварительно принять во внимание несколько обстоятельств.

Первое. Обычно говорят, что стоимость контроля не должна превышать эффект от его применения. И подсчитывая потери от отсутствия контроля, допускают типичную ошибку. Она в том, что негативный эффект от отсутствия контроля берётся по максимуму, невзирая на реальность.

Например, вероятность того, что вам поставщик не поставит заказанные канцтовары на сумму 10 тыс. рублей, минимальна. Во-первых, поставщик мечтает работать с вами и дальше, и исходя из этой идеи будет выполнять свои обязательства максимально добросовестно. Во-вторых, максимальные потери от невыполнения обязательств составят 10 т.р. один раз. Что легко переживаемо для вашей организации. Зачем тогда выстраивать сложную систему согласования закупок и договоров для такого рода поставок?

Потому что при обосновании целесообразности контроля берётся объем закупок всех концтоваров и не только их, да ещё в годовом объёме, и получается «сумма потенциального ущерба» – совсем не маленькая. Но совершенно нереальная, потому что предполагает, что все поставщики будут не выполнять свои обязательства много раз и каждый раз целый год. Чего быть не может никогда.

Второе. Затраты на контроль сильно зависят от частоты его исполнения. И иногда выгоднее поставить контроль, выявляющий отклонения, на более поздних операциях процесса, который будет исполняться один раз, чем контроль на ранних стадиях, который будет исполняться 100 раз.

Например, можно контролировать качество каждого компонента, а можно – качество готовой продукции, собранной из этих компонент. И здесь надо ещё посчитать, что выгоднее, даже с учётом того, что часть продукции придется отправить в брак.

Третье. Внутренний контроль – это правила поведения для людей. А у людей главная мотивация – личная выгода. И если при желании человек может обойти внутренний контроль, то нужен ли такой контроль вообще? Прежде чем заставлять  сотрудника заполнять журнал учёта каких-либо событий, неплохо бы поинтересоваться тем, сможет ли он фальсифицировать ведение журнала с целью получения личной выгоды в любой форме. И остаться при этом незамеченным и ненаказанным. Если да, то в чём смысл такого контроля?

Я могу привести ещё с десяток правил, которые неплохо применять, когда хочется усилить и углубить внутренний контроль. Но это уже другая история…